Разрабатываем график отпусков

Центр занятости населения разъяняет некоторые моменты, необходимые для составления графика отпусков на предприятии.

Разработка графика отпусков - процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно при большой численности персонала в организации. Учитывая, что Трудовой кодекс устанавливает требование по утверждению графика отпусков не позднее, чем за две недели до начала календарного года, его разработка должна начаться раньше. Когда именно - решает руководитель предприятия или кадровые службы, поскольку в законодательстве нет требований на этот счет. Если к началу декабря будут собраны все необходимые данные, то удастся своевременно подготовить график к утверждению.

Для составления графика необходимо получить следующую информацию.

Во-первых, нужно собрать пожелания сотрудников о времени предоставления отпусков.

В этом отделу кадров могут помочь руководители структурных подразделений (начальники отделов, цехов). Они должны:

-  <!--[endif]-->собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска;

-  <!--[endif]-->уладить разногласия между сотрудниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности;

-  <!--[endif]-->предоставить в отдел кадров или службу персонала сведения о согласованных датах начала отпусков своих подчиненных для составления сводного графика.

Следует проследить, чтобы пожелания работников относительно времени использования отпуска были оформлены письменно — в виде заявлений или анкет. Если впоследствии кто-то из сотрудников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, с помощью заявления легко подтвердить, что его намерения учтены.

Если никаких пожеланий от работников не поступило, то руководители структурных подразделений распределяют отпуска самостоятельно, разработав методику определения очередности предоставления отпусков.

Во-вторых, необходимо собрать сведения о том, кто из сотрудников может пойти в отпуск в любое удобное для него время.

Некоторым работникам федеральные законы предоставляют право уйти в отпуск в удобное для них время. Со всех льготников надо собрать заявления о времени будущего отпуска и составить их список. Если кадровые службы не имеют сведений о всех льготниках, работающих в организации (не все оповещают об этом отдел кадров при поступлении на работу), нужно вывесить объявление с перечислением привилегированных категорий и просьбой принести подтверждающие документы — удостоверения, медицинские справки и т.п.

При составлении графика также необходимо учесть пожелания беременных женщин, совместителей, несовершеннолетних, ветеранов и иных льготных категорий граждан. Мнения указанных сотрудников должны учитываться в первую очередь. Только после этого определяются сроки ухода в отпуск оставшихся работников в соответствии с производственной необходимостью организации, а также с учетом социальной справедливости (в том числе и с учетом того, когда работник был в отпуске в прошлом году).

Следует также не забывать, что большинство сотрудников имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, но есть и исключения:    

- <!--[endif]-->если в трудовом договоре сотрудника написано, что у него ненормированный рабочий день, то работодатель обязан удлинить отпуск. Количество дней, на которое удлиняется отпуск, прописывается либо в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте компании;

- <!--[endif]-->несовершеннолетним сотрудникам предоставляется отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
- сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), а также за особый характер работы (ст. 118 ТК РФ) предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска;

- <!--[endif]-->период, когда организации удобнее предоставить отпуска своим сотрудникам, не нарушая собственный производственный или технологический процесс (например, администрация дома отдыха или санатория старается отправлять своих работников в отпуск зимой или осенью, когда эти учреждения не загружены отдыхающими).

В каких случаях можно вести речь о переносе отпуска на другой временной период. 

Из текста статьи 124 ТК РФ следует, что заслуживающими внимания являются три обстоятельства, допускающие (при обоюдном соглашении сторон трудового договора) перенесение времени отпуска:

- <!--[endif]-->работнику своевременно не была произведена оплата за время предстоящего отпуска;

- <!--[endif]-->работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала;

- <!--[endif]-->предоставление отпуска сотруднику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном рабочим ритме работы организации -  В таком случае время отдыха может быть перенесено на следующий рабочий год.

С переносом отпусков следует обращаться очень аккуратно. В соответствии с той же статьей 124 ТК РФ запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Кроме того, нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним (до 18 лет) и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Бывает, что у работника меняются личные обстоятельства и он сам просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Идти навстречу сотруднику в этой ситуации или нет, решает администрация. Если с учетом производственной необходимости какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, то можно на вполне законных основаниях отказать работнику в этой просьбе.